Как начать письмо на английском: учимся вести деловую и личную корреспонденцию

Работа с языком

Электронное общение не ограничивается использованием стандартных фраз и шаблонов. Сообщения содержат описание уникальной проблемы или ситуации. Разберёмся, как быть уверенным, что письмо составлено корректно и выдержано в бизнес стиле, если слабо владеешь языком.

Используйте толковые словари

Двуязычные словари помогут, если вы не знаете перевода слова. Но от них мало толку, когда речь идёт о стилистике. Используйте английские толковые словари: в них указывается стиль (формальный и неформальный) и даётся описание ситуаций использования слова.Словари профессиональных издательств по обучению английскому языку доступны онлайн: https://en.oxforddictionaries.com, http://dictionary.cambridge.org, http://www.ldoceonline.com, http://www.macmillandictionary.com. Сокращённая версия представлена бесплатно, полную нужно покупать, но для целей деловой переписки сокращённой вполне достаточно.

Строение словарной статьи:

часть речи,
транскрипция с возможностью прослушать произношение,
определение,
примеры использования,
синонимы,
часто используемые словосочетания со словом и фразеологизмы.

Обратите внимание на пометку formal/neutral/informal (формальный, нейтральный, неформальный), используйте слова стиля formal или neutral. Если выбранное слово отмечено как informal, изучите раздел с синонимами

Не игнорируйте примеры, они помогают правильно поместить выбранное слово или фразу в предложение.

Используйте словари-активаторы

Эти словари построены не на принципе алфавита слов, как традиционные словари, а на принципе алфавита понятий. К примеру, вы хотите передать понятие «красиво». Найдите понятие beautiful в словаре-активаторе. Под ним расположен список синонимов слова beautiful с определениями, примерами и объяснениями разницы между ними. В одном месте собраны все возможные варианты выражения идеи «красиво», и не нужно искать каждое слово отдельно.

Как выглядит письмо-запрос информации на английском языке (Letter asking for information)?

С тем, что письмо должно быть написано в деловом (а значит – в вежливом тоне с соблюдением всех правил приличного общения) стиле, мы разобрались

Оно не должно быть громоздким, важно кратко и емко изложить суть интересующего вас вопроса, дабы адресат, ознакомившись с содержимым письма, на сто процентов понял, что от него требуется

Что касается структуры делового письма-запроса информации в зарубежный ВУЗ, то здесь стоит акцентировать внимание на следующих моментах:

В начале страницы (слева сверху) пишется ваш точный домашний (или электронный, в зависимости от того, каким образом вы оформляете свой запрос) адрес;
После этого идет вежливое обращение по типу Dear Sir (or Madam);
Дальше можно переходить к описанию основного вопроса

Очень важно указать причину, по которой вы пишите данное деловое письмо (например, вы пишите приемной комиссии ВУЗа, потому что не смогли скачать заявление на поступление или не понимаете, могут ли иностранцы рассчитывать на получение стипендиальных выплат в год, когда вы планируете поступать);
После изложения основной сути иногда не будет лишним указать сроки, когда вы хотели бы увидеть ответ. Если точных сроков вы не знаете, то лучше написать фразу hope to see your answer as soon as possible, которую можно перевести как «надеюсь увидеть ваш ответ как можно быстрее»;
В заключении необходимо оставить свою подпись: делается это с помощью фраз Yours Sincerely (если вы адресовали письмо кому-то конкретно) и Yours Faithfully (если у письма нет точного адресата).

При написании обычного (не электронного) письма будьте особенно внимательны с моментом указания вашей контактной информации (адрес, телефон), чтобы ответ своевременно дошел до вас, а не отправился в пустоту.

Структура делового письма

Имя и адрес отправителя

Реквизиты отправителя и располагается в верхнем левом углу.

Последовательность реквизитов следующая:

имя руководителя;
его должность;
название компании отправителя;
номер дома, улица;
город, почтовый индекс;
страна.

Пример:

Mr Viktor Moskvin

Director

School of foreign laguages “Lingva”
154 Sadovaya St

Moscow 123456

Russia

Отсутствие знаков препинания в деловом письме называется «открытой пунктуацией».

Дата

Дата располагается под реквизитами, отступ три строки. Вариантов написания даты несколько:

July 28, 2017;
July 28th, 2017;
28 July, 2017;
28th July, 2017.

Адрес получателя

Адрес получателя пишется после даты следующим образом:

полное имя получателя;
должность;
название компании;
номер дома, улица;
город, почтовый индекс;
страна.

Перед именем обязательно указывается сокращенное обращение:

Mr. (мистер, господин),
Dr. (доктор),
Ms. (мисс, для незамужней женщины),
Mrs. (миссис – для замужней женщины или если не уверены в статусе).

Пример:

Mrs Jennifer Grey

editor publishing company “GoodBook”

25 Downing St

London SW1A 2AB

United Kingdom

Расположение адреса аналогично написанию адреса отправителя.

Обращение к адресату письма

Обращение к адресату начинается начинается со слова «Dear…»(уважаемый(-ая)): Если указано полное имя получателя, то приветствие начинается именно так, с личного приветствия: Dear Mrs Jennifer Grey.
Если имя неизвестно, то в письме обращаются неопределенно: Dear Sir or Madam.
В случае обращения на имя компании, обращение является общим: Dear Sirs.
Если письмо адресовано американской компании, в конце обращения ставится двоеточие: Dear Mrs Jennifer Grey:

Название должности отправителя

Если письмо составлено мужчиной, то слово Mr не ставится. Если письмо составлено женщиной, то после имени в скобках стоит (Mrs). Точка в конце предложения не ставится. Например: Yours sincerely,

Viktor Moskvin

Director

School of foreign laguages “Lingva”, или

Yours sincerely, Nikole Noble (Mrs)

Director

School of foreign laguages “Lingva”

Отметка о приложениях

Деловое письмо может сопровождаться другими документами. Для указания этого в деловой переписке после подписи пишется сокращение Enc или Encs («Enclosures» — «Приложения»). После этой надписи ставится запятая и перечисляются все документы, прилагаемые к основному письму. Например:

Yours sincerely,

Viktor Moskvin

Director

School of foreign laguages “Lingva”

Enc, a copy of the license.

Заключение

Перед тем, как добавить заключительную фразу Yours Sincerely/Faithfully, нужно вежливо написать о том, что в скором времени вы ожидаете увидеть ответное письмо от представителей зарубежного университета. Сделать это лучшего всего при помощи следующих популярных фраз:

I am looking forward to hearing from you soon (Жду вашего скорого ответа);
It would be very much appreciated if you could reply at your earliest convenience (Я был бы очень признателен, если бы вы ответили при первой же возможности);
I look forward to hearing from you (С нетерпением жду вашего ответа).

Собрав все вышеперечисленное воедино и взяв на вооружение хотя бы по одной из фраз, вы сможете заметить, что текст письма-запроса уже практически готов; остается только добавить главный интересующий вас момент.