Деловая переписка на английском языке: тонкости бизнес-общения

Этические нормы деловой переписки

• Побуждать адресата к спешке при вынесении решения: «Срочно», «Незамедлительно», «В наиболее короткие сроки». Более приемлемыми будут формулы «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении». 
• Навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса: «Прошу изучить и решить вопрос положительно», «Прошу утвердить эту кандидатуру». 
• Намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительную часть письма формулировку «Предлагаю внимательно изучить…». 
• Начинать послание с констатации отказа в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным. Сначала следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться. 

Получатель деловой корреспонденции, с точки зрения этических норм, должен быстро ответить отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничества и приведет к разрыву деловых отношений. 

Безусловным нарушением этических норм деловой переписки, выражением неуважения является форма ответа, при которой письмо-запрос или предложение возвращается к адресанту с размещенной на нем ответной информацией (особенно, написанной на нем от руки) без обращения, заключительной фразы.

По правилам, заключительная форма вежливости размещается на правой стороне письма под заключительной строкой основного содержания. И выносится в отдельную строку, обычно с дополнительным интервалом. В отличие от вступительного обращения, заключительная формула вежливости безлична и обращена одновременно и к организации, и к ее сотрудникам: 

«С уважением…», «С глубоким уважением…», «С пожеланиями успехов…», «С наилучшими пожеланиями…».  

Материал подготовлен на основе лекции преподавателя Русской Школы Управления Натальи Абрамовой.

Подписывайтесь на телеграм-канал Русской Школы Управления @rusuprav

Оформление деловых писем

Несмотря на повсеместное использование возможностей электронной переписки, пока еще существует практика отправки деловых писем, отпечатанных на бумаге

И в данном случае очень важно, как выглядит само письмо, так как внешний вид делового письма способен повлиять на представление адресата о компании-отправителе. Поэтому нужно придерживаться следующих норм оформления:

• Деловые письма должны печататься на фирменных бланках желательно из качественной бумаги с указанием полных данных отправителя, при этом они должны быть легко читаемыми;
• Реквизиты отправителя в письме, адресуемом иностранным партнерам, клиентам, необходимо прописывать на английском языке;
• Письмо в конверте следует сгибать по возможности 1 раз и текстом внутрь. Для очень важных писем лучше использовать большой, достаточно плотный конверт, чтобы лист письма не нужно было сгибать;
• На конверте допускается указывать все реквизиты, как и в самом письме, и даже фирменный логотип;
• Адрес получателя указывается только на конверте. При использовании конверта с прозрачным окошком адрес получателя пишется на самом письме в верхнем правом углу. Затем письмо сгибается так, чтобы адрес был виден в прозрачном окошке;
• Адрес отправителя пишется и на конверте, и на листе письма.

Виды деловых писем

Деловые письма принято классифицировать по особенностям:

• По функционалу – ответ на вопрос, просьбу, обращение, предложение и др;
• По структуре – стандартные (решающие типичные для бизнеса вопросы, ситуации), нерегламентированные (авторские, строящиеся на формально-логической подаче или этикетных нормах);
• По тематике – деловые (решающие экономические, правовые, другие вопросы, касающиеся деятельности компании) или же коммерческие, связанные со снабжением, сбытом;
• По виду адресату – обычные (одному адресату), циркулярные (отправляемые сразу на несколько адресов);
• По композиции – 1-аспектные (отражающие 1 проблему), многоаспектные (описывающие несколько проблем).

Виды деловых писем по содержанию:

• Выполнять коммуникационную роль (отказ, претензия, оправдание, признание);
• Являться формой договоренности (по итогам деловых встреч, со сроками исполнения задач, выполнения различных обязательств);
• Быть в виде запроса – для получения необходимой информации;
• Являться предложением (нередко это ответ на ранее полученное письмо-запрос).

Навык чтения технической литературы (Knowledge of technical literature)

Как бы неожиданно это не звучало, но навык чтения технической литературы – ещё одно средство коммуникации между коллегами. Понимание терминологии поможет вам быстрее найти общий язык со специалистами из других департаментов компании. Вы окажете помощь коллегам в переводе материалов, и это будет оценено! Развить этот навык не трудно. Главное – больше читать и переводить. Профессиональную лексику можно найти в блогах и онлайн-журналах, учебниках и технических словарях. Закрепляется всё это общением на профессиональных форумах и в соцсетях, а также аудированием.

Не переживайте, если вы владеете не всеми вышеперечисленными навыками деловой коммуникации на английском языке. Со временем необходимый опыт придёт к вам. Ежедневно совершенствуйте свои знания для повседневного и делового общения. Добиться поставленных целей помогут решительность и ваше желание.

Письмо-ответ на приглашение на английском языке

Этикет делового общения требует ответной реакции адресата в виде выра­жения благодарности за полученное приглашение, подтверждения его принятия или объяснения причин отказа.

Есть ли в этих ответах какая-то структура? Она может быть и не такой четкой, как в самих приглашениях, но она есть.

1. Обращение

2. Реакция на полученное приглашение

3. Собственно, ответ на него с указанием особых условий, если есть (опоздание, как в первом случае)

4. Заключение

Ответ на приглашение на день рождения на английском

Когда вы пишете ответ на приглашение, нет нужды расписывать согласие детально – достаточно упомянуть общие фразы, а также отправить письмо в срок. Этого будет достаточно, чтобы нормы деловой переписки были соблюдены.

Ответ на приглашение на вечеринку на английском

Первое правило: ответ на письмо-приглашении должен быть окончательным, вы не должны оставлять человека в замешательстве, появитесь вы там или нет.

Вторым правилом является, не затягивать с ответом на приглашение.

Приложения к письму

• Please see the attached file … Пожалуйста, смотрите прикреплённый(приложенный) файл …
• We enclose / are enclosing … Мы прилагаем …
• We are attaching to this letter… Мы прилагаем к этому письму…
• We are sending you … under separate cover Отдельно направляем Вам …
• Please enclose … with your reply … Просим приложить к Вашему ответу …
• Enclosed you will find a copy of the contract. Копия договора прилагается.

Формальные связки

Соединительные словосочетания структурируют деловую переписку.

Apart from the above … Помимо вышеуказанного …

As requested by you … В соответствии с Вашей просьбой…

At the same time we would like to remind you that… Одновременно хотели бы напомнить Вам, что…

Besides … Кроме того …

First of all / In the first place … В первую очередь …

Please note that … Просим принять во внимание, что …

Further to the above … (In addition to the above …) В дополнение к вышеуказанному …

In accordance with the contract inclosed … В соответствии с прилагаемым контрактом …

In case of your refusal… В случае Вашего отказа…

In case of your failure to make payment… В случае неуплаты…

In case of delay in delivery (in payment) … В случае задержки в поставках (в уплате)

In fact … Фактически …

In this connection … В связи с этим …

In connection with your request … В связи с вашей просьбой …

In view of the above … Ввиду вышеизложенного …

It is self understood …It goes without saying … Само собой разумеется, что …

On the other hand … С другой стороны …

Otherwise we shall have… В противном случае мы будем вынуждены…

Moreover … Более того …

Nevertheless … Тем не менее …

The matter is/ The point is … Дело в том, что …

To avoid delay in … Во избежание задержки в …

Under the… enclosed… В соответствии с прилагаемым…

We are sure (confident) that… Мы совершенно уверены, что…

We are taking the opportunity to remind you that … Пользуясь возможностью напомнить, что …

We cannot accept your point of view for the following reasons… Мы не согласны с Вашей точкой зрения по следующим причинам…

We think/believe … Мы считаем, что …

We have (no) difficulty in… Мы (не) испытываем трудности в…

We have to admit that… Необходимо признать, что…

We find (consider) it necessary (important, reasonable) to note … Считаем необходимым (важным, целесообразным) отметить …

We wish to bring to you notice that / We would like to note that / We would like to note that … Обращаем ваше внимание на тот факт, что …

We would welcome the opportunity… Мы были бы рады иметь возможность…

You state (write, are writing) in your letter that … В Вашем письме Вы заявляете, что …

Не теряйте время, рекомендую: Бизнес-английский для любых карьерных целей.

Сокращения, используемые в электронных письмах

• AAMOF As A Matter Of Fact в сущности
• AFAIK As far as I know насколько я знаю
• BTW By The Way кстати
• CU see you увидимся
• F2F face to face наедине
• FOAF Friend of a Friend из третьих рук
• FYA For Your Amusement к вашей радости
• FYI For Your Information к вашему сведению
• HSIK How Should I Know? понятия не имею
• IMO In My Opinion по моему мнению
• IMHO In My Humble (Honest) Opinion по моему скромному мнению
• IOW In Other Words иными словами
• IWBNI It Would Be Nice If хорошо бы
• KIS Keep It Simple говори проще
• NRN No Reply Needed ответ необязателен
• OS Operating system операционная система
• OTL Over The Line сверх положенного
• OTOH On The Other Hand с другой стороны
• R Received получено
• TFS Thanks For Sharing спасибо за ссылку
• TIA Thanks in Advance заранее благодарен
• WOBTAM Waste of Bloody Time and Money потеря времени и денег
• WRT With Respect To с уважением к

Dear Partners,

Best regards, Nina Simone