Деловая переписка на английском

Общие правила деловой переписки на английском языке

По-английски пишут во многих странах, с разной культурой и обычаями. Чтобы понять, насколько велики различия, достаточно ознакомиться с нюансами британского диалекта или американского.

Стоит ли употреблять сокращенные формы глаголов, наподобие I’m вместо I am? В принципе, это допускается, кроме совсем уж жаргонных выражений gonna и wanna. Но все чуть лучше будет, если вы не поленитесь написать полные формы таких словосочетаний с раздельными словами.

Обязательно следует учитывать национальные и региональные различия, но это больше относится к стилистике, чем к лексикону. Правила делового тона или общепринятой вежливости отличаются даже в том случае, когда английский язык чужой для жителей данной местности. Все равно люди ожидают от иностранца соблюдения местного этикета. Далее рассмотрим наиболее крупные регионы земного шара.

Великобритания, Германия, другие страны северной Европы, говорящие на языках германской группы. Здесь этикет наиболее близок к британской традиции. Это классическая деловая переписка на английском, примеры которой приводятся в данной статье. Нужна определенная вежливость, краткая и понятная, часто стандартная, в скромном умеренном стиле. Действует правило «не» – лучше отказаться от речевых оборотов, вызывающих сомнения, и не писать лишнего. Подходят такие слегка заумные фразы, как «Should you have questions», «I would appreciate your efforts», «Please do not hesitate». В общем представьте, что вы находитесь в колледже, где учился Гарри Поттер.

США, в меньшей степени Канада, Австралия и Новая Зеландия. Традиционно иммигрантские государства привыкли к более простому общению. Вежливые обороты требуются только при общении со старшими по должности коллегами или важными чиновниками, вершащими человеческие судьбы. В остальных случаях надо четко и понятно изложить суть. Нежелательны словесные конструкции с использованием would, should, could и might.

Азиатские страны – Китай, Япония, Корея, Индия, Иран, Аравия. Здесь приветствуются самые вежливые формы обращения, вплоть до некоторой угодливости и пространного словоблудия. Особенно при общении с малознакомыми людьми, налаживании новых контактов. Стоит употреблять обороты, подчеркивающие занятость адресата, ваше беспокойство о затраченных силах и времени с его стороны. Например: «I hope this letter finds you well», «I am sorry for bothering you», «Might I take a few of your time». Это производит благоприятное впечатление на жителей южной и восточной Азии.

Африка и южная Америка. По ту сторону экватора и ближе к нему привыкли к более живому, семейному стилю. Но без особой грубости и фамильярности. Неплохо бы поинтересоваться, как поживает уже знакомый партнер или коллега, хорошо ли идут дела у его семьи. Умеренный интерес к личной жизни собеседника помогает устанавливать теплые отношения.

Деловое письмо на английском фразы, клише

Написать официальное письмо на английском легко, если вы знаете клише и фразы для делового письма и умеете ими пользоваться

Мы подобрали наиболее популярные фразы, используемые в бизнес переписке . Более подробный список фраз для деловых писем Вы найдете в нашей статье “Фразы для деловой переписки на английском”. Также можно использовать готовые клише из наших примеров деловых писем.

Фразы и клише для деловой переписки на английском с переводом

Фраза на английском	Перевод на русский
It is very kind of you to	Очень любезно с Вашей стороны
We enclose	Мы прилагаем
We are sorry	Мы сожалеем
Unfortunately	К сожалению
With reference to your	Относительно Вашего
As you requested	По Вашей просьбе
According to	В соответствии с
Please let me know	Пожалуйста, сообщите мне
Thank you for responding to my offer	Спасибо, что откликнулись на мое предложение
We look forward to hearing from you soon	Надеемся получить Ваш ответ в ближайшем будущем
Thank you for responding to my offer	Спасибо, что откликнулись на мое предложение

Сокращения в бизнес переписке

Для того чтобы сохранить краткость сообщения и сэкономить время, люди иногда используют в письмах сокращения для бизнеса . Ниже приведены примеры наиболее распространенных из них.

Но используйте такие сокращения осторожно, так как не все люди с ними знакомы и вас могут неправильно понять

Аббревиатура	Фраза полностью	Перевод на русский
AFAIK	as far as I know	насколько мне известно
BTW	by the way	кстати
COB	close of business	окончание рабочего дня
FYI	for your information	к Вашему сведению
JIT	just in time	вовремя
IOW	in other words	другими словами, иначе говоря
LT	lead time	время выполнения заказа
NRN	no reply needed	ответ не требуется
OTOH	on the other hand	с другой стороны
WIP	work in process	проект в стадии разработки
OS	Operating system	операционная система
OTL	Over The Line	сверх положенного

Адрес электронной почты на английском языке

Первая часть электронного адреса (мы сейчас говорим об адресах деловых, не личных) состоит из фамилии и инициалов человека, к которому вы обращаетесь, или названия отдела/подразделения, или, возможно, его сокращения.

Вторая часть , которая следует сразу за знаком @ (произносится at), – это название ISP (провайдера интернет-услуг), организации или сокращения этого названия.

Обычно последняя часть адреса включает в себя название домена в зависимости от типа организации (например, .co для company, .ac – academic – для университета) или названия страны, из которой отправлено сообщение (например, .no для Норвегии, .uk для Великобритании и т. д.).

Вот несколько других примеров названий доменов:

.biz – бизнес;
.gov – правительственная организация;
.org – некоммерческая организация (например, благотворительная организация);
.pro – профессия (например, медицина, право)

Советуем Вам также руководствоваться этими принципами при создании своего рабочего электронного ящика.

Комплекс симптомов дизурического расстройства виды и способы лечения

Деловая переписка на английском языке без ошибок + полезные фразы

Приветствие на английском языке в деловой переписке не обязательно составляется с использованием шаблонных слов. Начать или закончить письмо можно так:

I just wanted to update you on… — Я просто хотел дополнить, что… Таким образом вы сумеете обратить внимание собеседника на некоторые важные моменты, которые были ранее упущены. I just wanted to let you know that… Я просто хотел сообщить вам, что… Воспользовавшись данной фразой, можно не только дополнить уже известную информацию, но и начать письмо о значимых деталях, касающихся рабочих моментов

I just wanted to let you know that… Я просто хотел сообщить вам, что… Воспользовавшись данной фразой, можно не только дополнить уже известную информацию, но и начать письмо о значимых деталях, касающихся рабочих моментов.

FYI — сокр. от For Your Information. Данная фраза означает «примите к сведению». О необходимости избегать сокращений уже говорилось ранее. Допустимо сокращать слова при обсуждении рядовых вопросов в переписке с коллегами. Если письмо адресовано незнакомому вам человеку или клиенту, пишите фразы полностью.

Please find (see) attached — в буквальном переводе фраза звучит как «найдите во вложении». В действительности, ею вы дадите понять собеседнику, что к письму прилагаются иные документы. Например: Please find attached the report — Доклад во вложении.

For futher details — означает «более подробно», «за более подробной информацией». Фраза удачно сочетается со ссылками и уместна в конце делового письма: For futher details please contact my assistant — За более подробной информацией, пожалуйста, обратитесь к моему ассистенту.

I look forward to your reply / hearing from you —Жду (с нетерпением) вашего ответа

Данной фразой вы заостряете внимание собеседника на том, что ждёте обратной связи

Thank you for your time — Спасибо за то, что уделили мне время. Универсальная формула, которую будет уместно поставить перед подписью.

Структура делового электронного письма на английском

Структура делового письма на английском.

Мы отправляем электронное письмо с целью получения быстрого ответа или ожидаем от адресата каких-либо быстрых действий.

Независимо от того, является ли электронное письмо формальным или неформальным, оно должно иметь четкую логичную структуру, которая представлена ниже.

Адрес отправителя письма и адрес получателя письма (Heading)

Следите за его правильностью, так как при отсутствии всего одного подчеркивания или точки письмо не дойдёт до адресата.

Тема письма (Subject)

Постарайтесь уложиться в 5-7 слов и в то же время обязательно укажите самую важную деталь в теме письма, например: Marketing Meeting Agenda (рус. план встречи по маркетингу)2

Если для вас важно, чтобы на письмо ответили быстро или обратили на него особое внимание, используйте слово URGENT(рус. Срочно!) или фразу PLEASE READ (рус. Пожалуйста, прочтите!) в начале темы вашего письма

Пожалуйста, прочтите!) в начале темы вашего письма.

Также для подчеркивания важности письма можно использовать значок High Importance (рус. очень важное), который добавит красный восклицательный знак в строку темы вашего письма

Приветствие и обращение (Salutation)

В деловом письме на английском языке очень важно написать правильно имя получателя и его пол. Используйте для женщин обращение госпожа (Ms) и господин (Mr) для мужчин

В менее официальной обстановке или после длительного периода переписки приемлемо именовать получателя по его имени.

После обращения ставиться запятая (двоеточие в Северной Америке). Можно вообще не ставить знаки препинания, это стало модным в письмах на английском языке.

Как приветствовать на английском	Комментарий
Dear Mr. Smith,	Обращение к конкретному мужчине.
Dear Ms. Smith,	Универсальное обращение как к замужней, так и к незамужней даме.
Dear Sir or Madam,	Употребляется, когда вы не знаете, кто будет отвечать на ваше письмо.
To whom it may concern,	Обычно используется в деловой переписке, когда вы пишете на корпоративную почту и не знаете, кто из сотрудников будет отвечать на ваше письмо.

Основное содержание (Body)

Во вступлении делового письма на английском языке обычно используют дружеское приветствие, благодарность за проявленное внимание или,иногда, начинает формулироваться основная мысль послания. Например:

Например:

Thank you for your prompt response (рус. Спасибо за быстрый ответ)

Following last week’s presentation, I have decided to write to you… (рус. После презентации на прошлой неделе я решил написать вам …)

I am writing to you regarding… (рус. Я пишу вам о …)

После короткого вступления в первом абзаце формулируется основная мысль Вашего письма в одном или двух предложениях. Используйте несколько коротких абзацев, чтобы более подробно описать основные положения вашего сообщения.

Если для этого достаточно одного абзаца, то не пишите дополнительные только для того, чтобы письмо казалось длиннее.

Пример на английском	Перевод
With reference to your advertisement in Business Weekly Journal could you please send me more detailed description of your monitors. I would also like to know about discounts that you provide.	Со ссылкой на ваше объявление в деловом еженедельнике не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших мониторов. Я также хотел бы знать о скидках, которые вы предоставляете.

Заключительная часть (Closing)

В заключительном абзаце делового письма на английском языке необходимо сделать напоминание, указать на срочность запроса, либо поблагодарить за оказанное внимание, следует указать, какие действия вы ожидаете от собеседника. Например:

Например:

Looking forward to your reply (рус. Ждем Вашего ответа)

Don’t hesitate to contact me back if you have any questions (рус. Не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть вопросы.)

Конец письма (Signature)

В завершении делового письма на английском языке перед именем ставиться завершающая фраза, обычно это слово Sincerely (рус. искренне).

Для писем в Великобританию, которые начинаются с фраз Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Dear Sir or Madam, завершающая фраза — Yours faithfully (рус. с уважением).

Для США подходит вежливая и нейтральная фраза — Very truly yours (рус. Искренне Ваш). Если вы пишите старому знакомому наиболее подходящей завершающей фразой будет — Cordially yours (рус. сердечно Ваш).

Если вы использовали знаки препинания (запятую или двоеточие) в приветствии английского делового послания, то необходимо поставить запятую и после завершающей фразы, перед Вашим именем.

Если вы не использовали знаки препинания в приветствии на английском, то не используйте их и после завершающей фразы, например: Sincerely yours… или Many thanks…

Образец делового письма на английском языке

Приведу несколько примеров письма, написанных с разной степенью формальности. В письме я сообщу адресату о том, что собрание в пятницу перенесено с 9:00 на 10:30. Тема у всех писем будет одинаковой: Meeting Time Changed to 10:30 a.m.

1. Очень формально.

Dear Mr. Jefferson,

Would you be so kind as to let me know if you will be able to attend it? Please accept my apologies for the inconvinience.

Sincerely,

Sergey Nim

Roga and Kopyta Inc.

Формальности этому письму придают:

Обращение Dear Mr. Jefferson.
Фраза I hope this email finds you well – более формальный вариант фразы I hope you are doing well.
Оборот would you be so kind as – не будете ли вы так любезны.
Извинение Please accept my apologies – пожалуйста, примите мои извинения.
Sincerely в конце письма, название компании.

2. Менее формально.

Hello Alex,

This is Sergey from Roga and Kopyta Inc. I wanted to update you on the meeting we are having on Tuesday. Due to the weather conditions the meeting has been moved from 9:00 a.m. to 10:30 a.m.

Please let me know if you will be able to attend it. Sorry for the inconvinience.

Best regards,

Sergey.

Формальность снижена за счет:

Более простого обращения, обращения по имени.
Sorry вместо “accept my apologies”.
Менее торжественного завершения письма: best regards.

Большинство деловых писем пишутся в таком тоне. Средневековые формулы вежливости по сути уже никому не нужны.

3. Неформально, но в рамках приличия деловой переписки, например знакомому коллеге.

Daniel,

I just wanted to let you know that the Friday meeting had beed moved to 10:30 a. m. I’m really sorry about that. Will you be able to attend it?

Sergey.

Коротко и по существу. У коллег, которых вы видите на работе каждый день, не обязательно интересоваться каждый раз в письме, как у них дела.

Аудитория

Английский язык — универсальный язык общения людей из разных стран. Но это не значит, что стиль переписки будет всегда одинаковым. Рассмотрим отличия.

Китай, Япония, арабские страны

При общении с коллегами и партнерами из этих стран, особенно в начале знакомства, используйте максимально вежливые формы. Каждое письмо начинайте с вежливого приветствия и форм этикета, к примеру:

Hope this email finds you well → Надеюсь, у вас все хорошо,
Sorry for bothering you → Прошу прощения за то, что отвлекаю.
Might I take a moment of your time? → Могу я занять у вас минуту?

Используйте максимально вежливые формы запроса:

I would be grateful if you could… → Я бы был очень признателен, если бы вы могли…
Could you please be so kind… → Будьте так добры…

Германия, Великобритания

Уменьшите модальность фраз, но не отказывайтесь от вежливых форм и форм этикета:

Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me. → Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь,
I would appreciate your help in this matter. → Буду признателен за вашу помощь.
I await a response at your earliest convenience. → Ответьте при первой возможности.

США

Опустите формы этикета, если только вы не общаетесь со стоящим выше вас коллегой или партнером. Четко опишите, что произошло, и что вам нужно. Чем меньше конструкций с would, could, might, тем лучше.

Африка, Южная Америка

Если вы уже знакомы с коллегой или партнером из этих стран, поинтересуйтесь, как у него дела, как поживает его семья. Обращение к личному не воспринимается как плохой тон, наоборот, помогает установить хорошие отношения.