Деловая переписка на английском: примеры писем, фразы и структура

Клише деловых писем

В силу особого формата данной статьи, описанные ваше интервалы между абзацами не соблюдены. Надеемся, вы простите нам данный нюанс.

Представление нового сотрудника. Introduction of a new colleague.

Dear :

I want to take this opportunity to inform you that will soon be joining us as the in the . will be taking over from and will begin work on .

has been the of the at for years and we are delighted that has decided to join our company at this stage of our development.

is a person of and I have no doubt will contribute significantly to all aspects of our work here.

I hope all of you will try to make feel welcome here as becomes accustomed to new position.

Sincerely yours,

Первое напоминание о неуплате. First reminder of an unpaid invoice.

Dear :

I am writing to remind you that we have not yet received payment for invoice for , due on . I am enclosing a full statement of your account as of and a copy of the invoice.

Should you have any questions about your account, please do not hesitate to contact me.

Sincerely,

Деловая переписка на английском языке с представителями разных стран

Культурные традиции разных стран порой серьезно различаются, даже если для общения выбран такой универсальный язык, как английский

Эти особенности важно учитывать, ведя переписку с зарубежными партнёрами

Китай, Япония, арабские страны

В странах азиатского региона и на востоке вежливость ценится особо, поэтому постарайтесь включать в письмо максимально вежливые формы, особенно в начале знакомства. Возможными вариантами, учитывающими правила этикета, могут быть следующие фразы:

• Sorry for bothering you. – Прошу прощения за то, что отвлекаю.

• Might I take a moment of your time? – Могу я занять у вас минуту?

Используйте максимально вежливые формы запроса:

• I would be grateful if you could… – Я бы был очень признателен, если бы вы могли…

• Could you please be so kind… – Будьте так добры…

Германия, Великобритания

Вежливость к партнерам следует сочетать с более лаконично составленным текстом:

• Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me. – Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь.

• I would appreciate your help in this matter. – Буду признателен за вашу помощь.

• I await a response at your earliest convenience. – Ответьте при первой возможности.

США

Оборотами речи, которые должны присутствовать в письме по правилам этикета, можно пренебречь. Исключение составляют ситуации, когда вашим собеседником является стоящий выше вас коллега или партнер. Четко опишите ситуацию и ваши ожидания. Чем меньше конструкций с would, could, might, тем лучше.

Африка, Южная Америка

Вопросы на личные темы в деловой переписке могут иметь место при общении с человеком, который вам знаком. Уточните, как дела у собеседника, как поживает его семья. Это будет воспринято положительно, и отношения с партнером станут более надежными.

Читайте материал по теме: Бизнес-английский по скайпу: за и против

Деловое письмо на английском: структура и фразы

Деловые письма партнерам состоят из информативного заголовка, обязательно даты письма, наименования и адреса, вступительных фраз, основного текста письма, заключительной форы вежливости и подписи, часто указания на приложения.

Принципы оформления делового письма в английском

Нужно не забывать, что в письмах, как правило, избегают функции переноса слов.

Одно из важных правил оформления таких писем: поля обычно слева от листа должны быть сохранены не менее, чем на 2см из-за необходимости подшивки.

Начало делового письма

Деловое письмо начинается с заголовка. В заголовке часто приводят наименование и адрес отправителя, и ряд контактных деталей или таких подробностей, как номер факса или телефонов.

Даты отправления находятся в правой стороне под заголовком или по центру. В зависимости от страны адресата, (хотя это не так принципиально) существуют способы написания:

• 18 October, 2012
• October 18th, 2012
• October 18, 2012
• 18th October 2012

Расположение названия и адреса организации или данные личности получателя объединяют слева от бланка. Далее следуют отдельными рядами номер дома, проспект, улица, затем название населенного пункта, и, наконец, страна:

Ferron LTD

29, Grafton Street,

London, PX34 RX,

Englan

Формы вступительных обращений и заключительная формулировка вежливости, также, согласно блочному стилю, будут располагаться слева. Для уверенности, что ваше письмо прочитает только определенный человек, можно добавлять после или перед  вступительным обращением: Attention: Mr. S. Mackinton/ Attention of Mr. Mackinton. Распространенные формы вступительного обращения:

• официальная форма Dear Sirs, когда не известен пол и количество получателей;
• Dear Sir, когда известно, что получатель мужчина;
• Dear Madam, адресуют женщине официально;

если конкретно указывать фамилию, то менее официально:

Dear Mr. Stanfortan или Dear Mrs.Greenflower,

но в случае, если нет данных, что женщина замужем, то обращаются: Ms Greenflower.

Основная часть

В основной часть раскрывается суть обращения. Формулировки должны быть сухие, без литературных украшений. Всё по делу.

Как закончить деловое письмо

Общепринятые заключительные формулировки:

• Yours faithfully — официальная;
• аналогичная Faithfully yours;
• популярные Yours truly или сходная Yours sincerely.

Когда к письму присоединяются  материалы и вложения, то слева пишется Enclosure и небольшое указание на их количество.

Образец делового письма на английском языке:

Mr
Nikolay Roshin

ABC-company

Office
2002, Entrance 1B

Tverskaya
Street

Moscow

RUSSIA
20
June
2004

Dear
Nikolay,

Thank
you for your enquiry. Please find enclosed our information pack which
contains our brochures and general details on our schools and summer
centres.

In
England we have two schools, Brighton and Bath, both beautiful
locations which I am sure you and your students will like. Our
schools are located in attractive premises in convenient, central
positions. Brighton is a clean and safe town with a beautiful bay and
countryside nearby. Bath is one of the most famous historic cities in
England, famous for its Georgian architecture and Roman Baths.

Accommodation
is provided in host families chosen for the ability to provide
comfortable homes, a friendly welcome and a suitable environment, in
which students can practice English and enjoy their stay. We have
full-time Activities Organisers responsible for sports, cultural
activities and weekly excursions.

Please
complete and return the enclosed registration form in order to
receive more brochures and other promotional materials.

I
look forward to hearing from you and later hope to welcome your
students to our schools and summer centres.

Yours
sincerely,

Tomas
Green

Managing
Director

Официальная деловая переписка правила

Блок делового письма с реквизитами получателя оформляют следующим образом. Вверху печатают должность адресата; в следующей строке — официальное наименование предприятия либо учреждения; ниже — фамилию и инициалы получателя (в дательном падеже); в последней строке — почтовый и/или электронный адрес отправления деловой корреспонденции.

Если для первой страницы используют фирменный бланк, оформлять отдельным блоком реквизиты отправителя не требуется. Обычно они уже прописаны в бланке. Если документ печатают на обычном листе, в верхней строке указывают полное название компании, форму собственности; в следующей — юридический адрес; ниже — контактные телефоны/факсы; далее — электронные адреса, а также, если есть, адрес сайта организации; в последних строках пишут номера ИНН, ОГРН и оставляют свободное поле для проставления входящего номера письма.

В тематической строке может быть указано название документа («Благодарность», «Напоминание», «Приглашение» и т. п.) либо краткая информация о поводе официального письма (к примеру, «Уточнения и пояснения к предварительному проекту строительства»)

Заголовок важно сформулировать максимально четко и содержательно. Это поможет адресату легко понять суть содержащейся в письме информации и степень ее важности

Обращение к получателю печатают над преамбулой и основным текстом. Как правило, посередине строки. Общепринятое официальное обращение — «уважаемый» + имя и отчество получателя. После обращения ставят восклицательный знак. Например, «Уважаемый Петр Анатольевич!» В современной официальной переписке нередко употребляют обращение «господин (госпожа)» в сочетании с фамилией адресата либо его должностью. К примеру, «Уважаемый господин Антипов!», «Уважаемый господин депутат!».

В преамбуле предельно сжато излагают повод обращения. Описывать предложение или интересующий вопрос во всех подробностях здесь не стоит. Весь текст этого блока делового письма должен уместиться в одном небольшом абзаце.

В основной части официального письма ёмко и содержательно излагают суть просьбы или предложения, при необходимости подтверждают информацию фактами, ссылками на документы, результаты исследований и т. п. Для удобного прочтения основной текст оформляют в виде небольших, логически завершенных абзацев.

В заключительном абзаце кратко подытоживают написанное. Слева внизу печатают должность и имя отправителя, ставят подпись. Если письмо будет дополнено одной либо несколькими страницами с приложениями, наименования этих документов перечисляют постскриптум.

Списки стандартных фраз, используемых в официальном письменном общении:

Электронное письмо на английском языке — пример

Ниже представлен ряд образцов фраз, которые могут быть полезны, если вы пишете деловое или неформальное письмо.

Как начать переписку по email на английском?

Проявите вежливость и начните переписку с вежливого обращения:

• Dear Mr. Parker, / Dear Ms. Parker, / Dear Mrs. Parker, – Mr, — мистер, Ms. – обращение к незамужней даме, Mrs. – обращение к замужней даме.
• Dear Sir, либо Dear Madam, – если вы знаете пол адресата, но не знаете имени.
• Dear Sir or Madam, – употребляйте в случае, если не знаете пол адресата.
• Dear partners, Dear colleagues – Уважаемые партнеры, Уважаемые коллеги.
• Hi Katya, Hello Katya – Привет, Катя. Такое обращение приемлемо в случае неформальной переписки.

При формировании неформального емейла приветствие может быть любым, на ваше усмотрение.

Первое предложение в письме

Будучи инициатором письма, можете начать предложение с фразы:

I am writing in connection with – Я пишу в связи с…
I am writing to draw your attention – Я пишу с целью привлечь Ваше внимание к…
I am writing you to enquire about – Я пишу для того, чтобы узнать о…
I am writing on the subject of — Я пишу по причине…
I am writing in reference to – Я пишу относительно…

Отвечая на полученное письмо, руководствуйтесь нижеуказанными фразами:

• Thank you for your email of 23th of May, asking about… — Благодарю Вас за письмо от 23 мая с вопросом о…
• Thank you for your prompt reply. – Благодарю Вас за быстрый ответ.
• Thanks for getting back to me. – Благодарю за то, что ответили мне.
• Thank you for contacting our company. – Благодарим Вас за обращение в нашу компанию

Заключительная фраза в электронном письме

Финальная фраза донесет до адресата, каких действий вы от него ожидаете.

• If you have any questions, please feel free to contact me. – Если у Вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной.
• I look forward to your reply/hearing from you – С нетерпением жду Вашего ответа.
• Thank you for cooperation – Благодарю Вас за сотрудничество.

Вложения:

Если к письму прикреплены вложения, напишите об этом в письме:

• Please find attached… (documents from the meeting). – Пожалуйста, найдите во вложении…
• I am attaching… (our commercial offer). – Я прилагаю…

В конце письма, перед вашим именем в подписи, используются заключительные вежливые фразы:

• Truly yours; Yours faithfully (Преданный Вам).
• Your very sincere friend (Ваш искренний друг).
• Lovingly yours (Любящий Вас).
• Yours ever; Ever yours, Yours as always (Всегда Ваш).
• Yours cordially (Сердечно Ваш).

Официальная деловая переписка

Независимо от видов и назначения официальных писем, при их составлении важно придерживаться определенной структуры. Это позволяет оформить документ для внешней переписки аккуратно и грамотно, четко донести до адресата суть проблемы или запроса, а в ответ — быстро получить требующуюся информацию, разрешение или другой нужный результат

По тому, насколько профессионально ведется деловая переписка, можно судить об имидже компании.

Стандартное деловое письмо включает следующие элементы:

• реквизиты адресанта/отправителя (располагают вверху листа — слева либо посередине);
• реквизиты адресата/получателя (печатают справа вверху);
• дату составления письма (размещают под реквизитами адресата);
• строку с темой обращения (посередине, над преамбулой и основным текстом);
• официальное обращение к адресату/адресатам;
• короткий, но содержательный абзац-преамбулу;
• основной текст, объясняющий суть обращения;
• при необходимости — уточняющий блок с изложением фактов, перечнем документов и т. п;
• лаконичный заключительный абзац;
• приложения — дополнительную документацию, информационные справки, прайс-листы и пр.;
• подпись руководителя либо непосредственного отправителя делового письма.

3 совета как написать письмо

Цель любой переписки – донести информацию, поэтому следуйте простым советам по оформлению письма на английском языке.

Совет №1. Соблюдайте структуру

Чтобы важное сообщение было прочитано от начала до конца, сделайте текст максимально удобным для восприятия информации. Для этого важен не только смысл, но и конструкция сообщения

Если хотите, чтобы ваше письмо было дочитано до конца – уважайте адресата. Постарайтесь сделать текст удобным для чтения. Конструкция письма на английском языке – такой же важный элемент, как и смысл, который вы вкладываете в написанные слова.

Структурные элементы письма:

• в правом верхнем углу укажите свой адрес;
• под адресом напишите дату;
• обращение – отдельная строка;
• краткое вступление – отдельный абзац;
• основная часть – несколько абзацев;
• заключение – отдельная строка;
• завершающая фраза – отдельная строка;
• подпись (только имя) – отдельная строка.

Совет №2. Соблюдайте правила обращения. Форма обращения на английском в письмах зависит от типа ваших взаимоотношений и степени знакомства с адресатом.

Таким образом, в письме к англоговорящему собеседнику можно обратиться одним из нескольких способов:

• Dear Paul! – обращение к родственнику, бойфренду, другу;
• Dear Sir – официальное обращение к человеку, с которым вы лично знакомы – к начальнику;
• My dear Sir – ироничное обращение, часто используемое в личной переписке;
• Dear Mr. John­son – официальное обращение к человеку, с которым вы лично не знакомы – знаменитый актер, президент, астронавт.

То есть, чем меньше вы знакомы с адресатом, тем более строго вы к нему обращаетесь – к другу по имени, к президенту – по фамилии и с обязательной припиской «мистер» в сокращении.

Совет №3. Помните о табу и используйте хитрости. Расскажем еще о нескольких важных моментах, которые стоит учитывать при написании письма по-английски:

• если вы обращаетесь к адресату женского пола и не знаете, замужем она или нет, отчего зависит форма приписки Miss (незамужняя) или Mrs. (в браке), то укажите нейтральное обращение «Ms.»;
• при этом обращения Mr., Ms., Mrs. и Dr. никогда не пишутся полностью, только в сокращенной форме;
• авотобращения «Gov­er­nor, Pro­fes­sor, Dean, Cap­tain, Admi­ral, Sen­a­tor, Jud­ge­Sister» нивкоемслучаенельзясокращать;
• если вам доподлинно не известен пол адресата, то чтобы не попасть в неловкую ситуацию, напишите его фамилию полностью: Dear G. A. Williams;
• если сообщение адресована сразу двум или более конкретным людям, то укажите все имена: Dear Mr. Coop­er, Ms. Mor­gan, Aman­da, Michael.